Hồ sơ, thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp

1. Có phải công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất?

Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất (chỉ có đất), hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (có nhà và đất) phải được công chứng; nội dung này được quy định rõ tại điểm a khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013, cụ thể:

“a) Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;”.

Hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

Căn cứ Điều 40, 41 Luật Công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng thế chấp bao gồm:

- Phiếu yêu cầu công chứng (khi tới Phòng/Văn phòng công chứng sẽ điền theo mẫu).

- Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch.

- Bản sao Giấy chứng nhận (Sổ đỏ, Sổ hồng).

- Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung, tài sản riêng.

- Dự thảo hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất (nếu có).

- Văn bản ủy quyền nếu được người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà ở ủy quyền thực hiện (phải có khi được ủy quyền).

Lưu ý: Mặc dù trong hồ sơ yêu cầu công chứng có quy định một số loại giấy tờ là bản sao nhưng thực tế các bên thường mang bản chính tới Phòng/Văn phòng công chứng phô tô.

Trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại Phòng/Văn phòng công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có nhà đất thế chấp.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận và chuyển sang bước sau.

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, không hợp lệ thì công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung).

- Nếu hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết thì công chứng viên từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích lý do.

Bước 3: Soạn thảo và ký hợp đồng thế chấp

* Soạn thảo hợp đồng

- Trường hợp hợp đồng công chứng đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn thì công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng; nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa đổi. Nếu người yêu cầu công chứng không sửa đổi thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

- Nếu người yêu cầu công chứng không chuẩn bị dự thảo hợp đồng và có đề nghị công chứng viên soạn thảo thì công chứng viên soạn thảo theo thỏa thuận của các bên.

* Soát thông tin và ký

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung.

- Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo hợp đồng, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của hợp đồng.

Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng thế chấp và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 5: Trả kết quả

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

Phí công chứng

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức thu phí công chứng hợp đồng thế chấp tài sản được tính trên giá trị tài sản, nếu trong hợp đồng thế chấp tài sản có ghi giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay, cụ thể:

TT	Giá trị tài sản (hợp đồng ghi giá trị khoản vay thì tính trên giá trị khoản vay)	Mức thu (đồng/trường hợp)
1	Dưới 50 triệu đồng	50.000 đồng
2	Từ 50 - 100 triệu đồng	100.000 đồng
3	Từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng	0,1% giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch
4	Từ trên 01 - 03 tỷ đồng	01 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ đồng
5	Từ trên 03 - 05 tỷ đồng	2,2 triệu đồng + 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ đồng
6	Từ trên 05 - 10 tỷ đồng	3,2 triệu đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05 tỷ đồng
7	Từ trên 10 - 100 tỷ đồng	5,2 triệu đồng + 0,03% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 10 tỷ đồng
8	Trên 100 tỷ đồng	32,2 triệu đồng + 0,02% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 100 tỷ đồng (mức thu tối đa là 70 triệu đồng/trường hợp)