Nhận dạng người yêu cầu công chứng và kiểm tra giấy tờ

Văn phòng công chứng Trần Thị Lan trong quá trình tác nghiệp, thực hiện công việc công chứng thường xuyên thực hiện việc nhận dạng người yêu cầu công chứng, và kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp.

Thực tế cho thấy, các hành vi giả mạo người yêu cầu công chứng, giả mạo giấy tờ xuất hiện ngày càng nhiều, ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động công chứng. Để giảm thiểu tình trạng “để lọt người giả, giấy tờ giả”, gây thiệt hại cho những người liên quan tham gia giao dịch thì kỹ năng nhận dạng người yêu cầu công chứng và kiểm tra giấy tờ trong hoạt động công chứng vô cùng quan trọng, quyết định tính chính xác, tính hợp pháp của hoạt động công chứng.

Theo khoản 3, Điều 2 Luật Công chứng 2014 thì “Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này”. Người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam là rất rộng, là “cá nhân” hay “tổ chức” không phân biệt là cá nhân, tổ chức Việt Nam hay cá nhân, tổ chức nước ngoài. Tuy nhiên, để trở thành người yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức Việt Nam hay nước ngoài đều phải đáp ứng các điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật.

Khi đến các tổ chức hành nghề công chứng, người yêu cầu công chứng thường có mong muốn việc công chứng của mình được giải quyết một cách nhanh chóng an toàn và thuận tiện nhất. Một số người dân lại có tâm lý e ngại, dè chừng, đối phó với công chứng viên vì họ xem đó là cơ quan áp dụng pháp luật. Một số khác thì xem đó là tổ chức làm dịch vụ nên họ bỏ tiền ra thì họ phải được thỏa mãn tất các yêu cầu, dù đó là yêu cầu công chứng không đúng với quy định của pháp luật; và nhiều người đến tổ chức hành nghề công chứng nhưng chưa thực sự hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức hành công chứng cũng như thiếu kiến thức đối với lĩnh vực mình yêu cầu công chứng.

Vì vậy, khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, phải thật sự bình tĩnh, chủ động để có thể nắm bắt được yêu cầu của khách hàng một cách cụ thể, chính xác. Ngay từ khi tiếp xúc, nghe người yêu cầu công chứng trình bày yêu cầu công chứng của họ, công chứng viên phải xác định xem yêu cầu công chứng của họ có phù hợp với quy định của pháp luật hay không? Có vi phạm đạo đức xã hội hay không? Công chứng viên phải rèn luyện khả năng nhận biết tâm lý người yêu cầu công chứng theo theo giới tính, tuổi tác, trình độ, nghề nghiệp...; có phương pháp đặt câu hỏi hoặc gợi ý để người yêu cầu công chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu công chứng của họ; luôn kiên nhẫn lắng nghe, tránh sự nóng nảy cắt ngang trong khi người yêu cầu công chứng đang trình bày. Với những người có trình độ nhận thức hạn chế như người già, thành phần lao động chân tay... thì công chứng viên cần phải cố gắng hiểu được yêu cầu, mục đích thật sự của họ là gì vì những người này có khi không hiểu những thuật ngữ pháp lý trong giao tiếp.

Một trong các kỹ năng nhận dạng người đó là kỹ năng đối chiếu dấu vân tay. Dấu vân tay của con người rất chi tiết, gần như độc đáo, khó thay đổi và bền bỉ trong suốt cuộc đời của một cá nhân, khiến chúng phù hợp như những dấu ấn lâu dài của bản sắc con người. Với đặc điểm đặc biệt của vân tay, với việc trên chứng minh nhân dân/căn cước công dân có dấu vân tay nên công chứng viên thường yêu cầu người yêu cầu công chứng điểm chỉ để có thêm căn cứ xác định chính xác người yêu cầu công chứng.

Hậu quả từ việc giả mạo người trong hoạt động công chứng là rất nặng nề. Do đó các ban, ngành chức năng cần tích cực, quyết liệt trong quá trình giải quyết nguồn tin tội phạm; có biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi đưa người giả khi tham gia hoạt động công chứng, hành vi làm giả giấy tờ, tài liệu của cơ quan tổ chức để tăng cường tính giáo dục, răn đe và phòng ngừa vi phạm; cơ quan chức năng, đặc biệt là báo chí cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền để người dân có sự cảnh giác đối với loại tội phạm này.

Để thực hiện hoạt động công chứng đảm bảo an toàn, đúng quy định của pháp luật, công chứng viên cần tìm hiểu, trang bị các kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc công chứng, qua đó hạn chế tối đa sai sót khi công chứng các giao dịch, phát hiện, ngăn chặn hành vi trái pháp luật, xâm phạm đến quyền và nghĩa vụ được pháp luật bảo vệ của người dân.

Tại khoản 2 Điều 7 Luật Công chứng năm 2014, nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:

a) Giả mạo người yêu cầu công chứng;

b) Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng;

c) Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực;

d) Cản trở hoạt động công chứng.

Việc làm giả giấy tờ, tài liệu là hành vi nguy hiểm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động công chứng nói riêng và các lĩnh vực khác nói chung. Tại Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015 được sửa đổi bổ sung năm 2017, quy định về tội làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; tội sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức như sau:

- Người nào làm giả con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức hoặc sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ giả thực hiện hành vi trái pháp luật, thì bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 02 năm.

- Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 02 năm đến 05 năm:

+ Có tổ chức;

+ Phạm tội 02 lần trở lên;

+ Làm từ 02 đến 05 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác;

+ Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng;

+ Thu lợi bất chính từ 10.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng;

+ Tái phạm nguy hiểm.

- Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 03 năm đến 07 năm:

+ Làm 06 con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác trở lên;

+ Sử dụng con dấu, tài liệu hoặc giấy tờ khác thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng;

+ Thu lợi bất chính 50.000.000 đồng trở lên.

- Người phạm tội còn có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Theo đó, nếu người nào sử dụng giấy tờ giả, giấy tờ photo, scan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo các quy định nêu trên tại Điều 341 Bộ luật này.

Những giấy tờ bị giả mạo phổ biến nhất trong hoạt động công chứng là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chứng minh nhân dân; giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; sổ hộ khẩu; giấy đăng ký sở hữu phương tiện (ô tô, xe máy, tàu, …).

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh và một số khu vực khác, vấn đề lừa đảo giao dịch Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất vẫn còn diễn ra, gây thiệt hại lớn cho người dân. Có những giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giả được làm khá tinh vi, người dân không biết cách nhận biết sẽ rất dễ bị các đối tượng lừa đảo trục lợi.

Tuy nhiên, khi các đối tượng mang giấy chứng nhận giả đến văn phòng công chứng Trần Thị Lan, bằng kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng nghiệp vụ của mình về nhận biết mực dấu, màu sắc của phôi giấy, chữ ký …, công chứng viên có thể kịp thời phát hiện ra các đặc điểm giả mạo trên đó. Nhờ thế đã giúp người yêu cầu công chứng tránh được thiệt hại và công chứng viên tránh chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu công chứng hợp đồng, giao dịch giấy tờ giả.

(Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất có dấu hiệu nghi vấn là giả, do công chứng viên Văn phòng công chứng Trần Thị Lan phát hiện)

Ngoài ra, mẫu giấy chứng minh nhân dân cũng bị các đối tượng làm giả khá nhiều, nhưng không khó để nhận biết nếu công chứng viên có nghiệp vụ lành nghề.

Chúng tôi có một số kiến nghị, đề xuất nhằm hạn chế, khắc phục vấn đề giấy tờ, tài liệu giả trong hoạt động công chứng:

Trước tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để yêu cầu công chứng, chứng thực, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Sở Tư pháp phối hợp cùng Ủy ban nhân dân các cấp tiếp tục quan tâm yêu cầu lực lượng Công an quận, huyện, địa phương phối hợp chặt chẽ, kịp thời với các tổ chức hành nghề công chứng trong việc xử lý đối tượng giả mạo giấy tờ, chủ thể; thiết lập đường dây nóng để cá nhân, tổ chức thông báo kịp thời các hành vi có dấu hiệu vi phạm.

Thường xuyên thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng về các thủ đoạn của bọn tội phạm để người dân cảnh giác; phối hợp tổ chức tập huấn cho công chứng viên đang hoạt động tại các tổ chức hành nghề công chứng các kỹ năng phát hiện, phối hợp xử lý giấy tờ giả, giả mạo chủ thể trong hoạt động công chứng.

Kiến nghị cần có chế tài xử lý nghiêm khắc hơn nữa đối với các trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng; thông báo, thông tin rộng rãi kết quả xử lý, thủ đoạn làm giả... đề người dân biết, phòng ngừa.

Công chứng viên cần không ngừng rèn luyện kỹ năng, trau dồi kiến thức về nhận dạng giấy tờ công chứng. Nghiêm túc thực hiện nguyên tắc hành nghề và đạo đức hành nghề công chứng. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng đúng quy trình, đúng loại việc; thận trọng trong việc nghiên cứu hồ sơ, lưu ý đến các chi tiết có điểm khác thường trong tài liệu, giấy tờ.

Công chứng viên không chủ quan trong việc xác định giấy tờ trong hồ sơ công chứng, không cảm tính, thực hiện công chứng theo đúng quy định của pháp luật; bước tiến hành đối chiếu giấy tờ bắt buộc người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản gốc.

Nắm bắt được tính nguy hiểm của việc nhận dạng sai người yêu cầu công chứng, và giấy tờ giả trong hoạt động công chứng, Văn phòng công chứng Trần Thị Lan của chúng tôi với đội ngũ công chứng viên giàu kinh nghiệm, cẩn thận trong nghiệp vụ kiểm tra hồ sơ chúng tôi có thiết bị soi, quét giấy tờ, kiểm tra các thông số trên giấy do người yêu cầu công chứng cung cấp nhằm phát hiện các đặc điểm, dấu hiệu nghi vấn trên giấy tờ mà mắt thường khó có thể quan sát.

Nếu có bất kỳ vướng mắc gì về giấy tờ khi tham gia giao dịch công chứng, quý khách vui lòng liên hệ văn phòng công chứng Trần Thị Lan để được hỗ trợ!

Người thực hiện: Thanh Huyền và Ngân Giang

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRẦN THỊ LAN